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À quelques mois de la mise en place de son système d’information, l’observatoire économique de l’achat public (OEAP) lance deux nouvelles procédures permettant la dématérialisation de la fiche de recensement.
Réservées aux acheteurs transmettant directement leurs fiches à l’OEAP, ces procédures ne sont pour l’instant pas ouvertes aux collectivités locales et à leurs établissements publics. Elles devraient conduire à la disparition progressive de la fiche "papier". Afin d’améliorer à la fois la collecte de l’information et sa transmission, l’OEAP a décidé de mettre à la disposition des acheteurs publics qui déclarent directement leurs marchés à l’OEAP, deux nouveaux modes de transmission des données. Une interface de saisie des fiches sur Internet et un fichier préformaté permettront d’inscrire les données des fiches sous forme d’un tableau, ouvert dans deux formats de fichier, dont l’un issu d’un logiciel libre accessible gratuitement.

Ces modes souples, permettant de visualiser une ancienne fiche ou de réutiliser celle-ci lorsqu’un avenant ou un sous-traitant sont déclarés, sont accessibles de n’importe quel poste relié à Internet, voire d’une messagerie pour le fichier préformaté. Ils nécessitent une autorisation préalable de l’OEAP qui doit identifier l’entité concernée et lui donner les moyens de s’identifier de manière sécurisée lors de sa transmission. Un mot de passe à usage de la seule entité autorisée est transmis, en même temps que l’accord.
 
S’informer sur les nouvelles procédures
 
Afin d’aider les acheteurs publics, le guide du recensement des achats publics, en ligne sur le site de la commande publique (http://www.bercy.gouv.fr/formulaires/daj/recense/guide_recensement.pdf), a été modifié en conséquence. Chaque acheteur recevra en même temps que son autorisation, un numéro de téléphone lui permettant d’être directement en contact avec l’OEAP pour répondre à toutes ses questions sur l’opération.
Une possibilité de test est ouverte par l’interface Internet, afin de permettre à l’acheteur de se familiariser avec l’application. Même lorsque la fiche a été transmise, l’acheteur peut la modifier à tout moment, jusqu’à la clôture officielle du recensement (le 30 juin de l’année n +1 pour l’année n). Le mode de transmission est plutôt destiné aux acheteurs n’émettant que quelques dizaines de fiches sur une période de 12 mois. Mais rien n’interdit de recourir au fichier préformaté, même pour un nombre limité de fiches. En revanche, il est souhaitable de transmettre un fichier au moins tous les trimestres, les fiches saisies sur l’interface Internet étant de préférence transmises au fur et à mesure de
la notification des marchés. Mais chaque acheteur reste libre d’organiser cette transmission en fonction de ses propres contraintes.
 
Comment s’inscrire
 
Les informations suivantes vous seront demandées pour obtenir votre autorisation :
- * le n° SIRET du demandeur ;
- * le nom en clair ;
- * l’adresse postale
- * une adresse de messagerie valide et permanente ;
- le nom d’un correspondant ;
- son adresse de messagerie
- son numéro de téléphone.
(* : Information obligatoire)
 
Votre demande sera instruite dans les 48 heures (jours ouvrables).
Vous recevrez, en retour, toutes les informations utiles, ainsi que votre mot de passe qui vous
donnera accès à la saisie de vos fiches (ou le fichier nécessaire à la transmission, si vous avez
choisi ce mode). Le numéro de téléphone figurant sur la réponse est à votre disposition de 9h à
12h et de 14h à 17h du lundi au vendredi pour toute demande d’information ou une aide en ligne.
Il est réservé à cet usage et ne doit pas être divulgué à d’autres personnes.
 
Pour en savoir plus, voir la page d’accueil du site: http://www.reap.bercy.gouv.fr

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